Blog over hamsters

Een vereniging kent bestuursleden die door de leden zijn aangesteld. Zo ook bij de vereniging N.K.V. Het bestuur wordt verdeeld in dagelijks bestuur en normale bestuursleden. De dagelijkse bestuurders zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse handelingen. Binnen het dagelijks bestuur is er een functiescheiding tussen voorzitter, penningmeester en secretariaat. Bij de N.K.V. is het statutair geregeld dat de voorzitter door de ledenvergadering benoemd is en dat binnen het bestuur de overige twee functies in gezamenlijk overleg verdeeld worden.

Ieder dagelijks bestuurslid is verantwoordelijk voor haar takenpakket. De secretariaat is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het bijhouden van de ledenlijst, de communicatie en het uitroepen van de ledenvergadering. De penningmeester is verantwoordelijk voor het voeren van de financiële administratie, het innen van contributies en overige baten, en het tijdig betalen van de kosten, het opstellen van de staat van baten en lasten inclusief balans en voor het opstellen van een begroting voor het volgend jaar. De voorzitter heeft de leiding en is verantwoordelijk om bij te sturen indien dingen niet lopen zoals ze horen te lopen.

Elk jaar wordt een algemene ledenvergadering (= ALV) uitgeroepen waar het dagelijks bestuur verantwoording aflegt aan haar leden. Tevens wordt in de ledenvergadering de staat van baten en lasten door onafhankelijk leden beoordeeld en akkoord bevonden. De begroting voor het nieuwe verenigingsjaar wordt eveneens besproken en door de leden akkoord bevonden. Bij de N.K.V. is het zo dat op de ledenvergadering bepaald wordt welke evenementen georganiseerd wordt. Statutair is bij de N.K.V. geregeld dat de ledenvergadering binnen zes maanden na het verstrijken van een verenigingsjaar gehouden moet worden. De ledenvergadering dient altijd tijdig schriftelijk gecommuniceerd te worden zodat alle leden in staat gesteld worden om te kunnen komen. Bij de N.K.V. staat is statutair geregeld dat 6 weken voor aanvang van de ledenvergadering de uitnodiging verstuurd moet worden, echter met reden niet minder dan twee weken.

De algemene ledenvergadering is een zeer belangrijk en dient gerespecteerd te worden. Het niet (tijdig) organiseren van de algemene ledenvergadering kent gevolgen. Zo kunnen leden oordelen dat een bestuurslid of -leden niet naar behoren hebben gefunctioneerd en aftreden eisen. Wanneer het om een formele vereniging gaat, kan dit eveneens andere grote gevolgen hebben. Je hebt namelijk informele en formele verenigingen. Informeel betekent dat de vereniging opgericht is zonder inschrijving bij de Kamer van Koophandel. In zo'n geval zijn alle bestuursleden hoofdelijk aansprakelijk bij bijvoorbeeld een faillissement of wanneer leden vinden dat door onbehoorlijk bestuur schade is ontstaan. Een vereniging die formeel opgericht is en dus ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel, daarvan zijn de bestuursleden niet hoofdelijk aansprakelijk. Tenzij er financieel wanbeleid is of dat er sprake is van onbehoorlijk bestuur. En dat kan gesteld worden indien er geen of niet tijdig een ledenvergadering gehouden wordt.

Het niet tijdig houden van de ledenvergadering houdt voor de leden in dat zij geen invloed hebben kunnen uitvoeren op de begroting en uitgaven van het nieuwe verenigingsjaar, geen invloed hebben op de te organiseren evenementen, geen invloed hebben op te voeren beleid, geen toetsmogelijkheid hebben of de functies goed uitgevoerd zijn.

De leden hebben de mogelijkheid om zelf een ledenvergadering uit te roepen. Statutair is bij de N.K.V. in artikel 17 lid 4 geregeld. Wanneer 5% van de leden schriftelijk de wens hiertoe aan het bestuur te kennen hebben gegeven, met opgave van de te behandelen punten, dient het bestuur een ledenvergadering te organiseren. N.K.V. heeft pak weg 130 tot 140 leden en 5% is gelijk aan 7 leden.

De N.K.V. dient nu zeer snel aan haar leden te communiceren wanneer de ledenvergadering is. Dit omdat de vakanties voor de deur staan en het versturen van een te late uitnodiging in de vakantie kan gezien worden als niet tijdig. De N.K.V. kent de intentie zoals ik vernomen heb om de ledenvergadering op zaterdag 5 september te houden.

Tevens dient het bestuur van N.K.V. opgaaf te doen waarom de statuten niet gevolgd worden. Dit was namelijk vorig jaar eveneens omdat de penningmeester haar functie neergelegd had, haar werkzaamheden overgedragen had en financieel grote achterstand was. In huidig situatie waar de bestuursleden hun functie niet neergelegd hebben, speelt dit niet. Het kan natuurlijk zijn dat een bestuurslid met een belangrijke rol door privé omstandigheden geen tijd heeft of haar taak niet goed kan vervullen. De voorzitter is verantwoordelijk om tijdig in te grijpen en taken te herverdelen.

Mijn oproep aan het bestuur van de N.K.V. is om op zeer korte termijn de leden in kennis te stellen wat gaande is, waarom de ledenvergadering niet tijdig georganiseerd wordt en een uitnodiging te sturen.